Blog

Wat kunt u doen met Microsoft Power BI?

Business Intelligence – je bedrijfsgegevens verzamelen en analyseren om op basis daarvan strategische beslissingen te nemen – was vroeger niet weggelegd voor KMO’s tot 250 werknemers. De technologie was te duur en te complex. Zelfs grotere bedrijven hebben het vaak nog moeilijk om hun massa cijfers vlotjes om te zetten in rapporten met businesswaarde. Die financiële en technologische drempels zijn verleden tijd sinds Microsoft deze zomer Power BI op de markt bracht. Daarmee komt Business Intelligence binnen het bereik van elke organisatie en elke gebruiker. Niet in het minst omdat Microsoft de clouddienst gratis ter beschikking stelt. Bovendien is Power BI zo gebruiksvriendelijk dat iedereen ermee aan de slag kan.

De voordelen van Power BI?

  • Het is gratis beschikbaar met een opslagcapaciteit tot 1 GB per gebruiker
  • Een ‘Pro’ versie – met 10 GB aan dataopslag – kost slechts 8,40 euro per gebruiker per maand
  • Elke gebruiker kan, zonder tussenkomst door de IT-afdeling, heel snel aantrekkelijke rapporten creëren op basis van betrouwbare gegevens
  • Power BI is volledig geïntegreerd met de andere clouddiensten van Microsoft zoals Office 365, Active Directory, Exchange, …
  • Power BI biedt standaard al koppelingen met de meest gebruikte CRM- en boekhoudpakketten zoals SharePoint, Dynamics CRM, SalesForce, Zendesk en Magento
  • Ook voor - veilig - mobiel gebruik op smartphone en tablet, dankzij de Datazen-technologie

Meer halen uit Office 365!PBI_Mockup

Hebt u de stap naar Microsoft Office 365 al gezet, dan is het logisch om de gegevens uit al die systemen samen te voegen in overzichtelijke dashboards. Zo krijgt u meer voeling met de werking van uw bedrijf en haalt u bovendien meer rendement uit uw softwareinvestering.

Wat kan Orbit One voor u doen?

Orbit One kan, dankzij zijn brede ervaring met Microsoft-technologie, Power BI perfect integreren in uw bestaande omgeving. U kunt bij ons terecht voor advies en het ontwerp van BI dashboards, waarbij we uw databanken en applicaties – zowel cloudsoftware als lokaal draaiende technologie – koppelen met Power BI. Op die manier kunt u informatie uit allerlei systemen en bedrijfsafdelingen samenvoegen en analyseren. Zo kunt u als organisaties sneller inspelen op nieuwe trends en betere beslissingen nemen.

Contacteer Patrick om samen in het Technologiekompaste te kijken of u klaar bent voor de volgende stap in BI.
In afwachting van de online versie kan u alvast onze andere Technologiekompassen ontdekken.

Technologie Technologie

Op 24/09/2015 door Olivier

Een tweede Steven? We stellen hem graag voor

Steven De Messemaeker

 

Steven De Messemaeker
Infrastructure Engineer

Steven is an overly romantic IT guy to boot

 

Wil je meer weten over Steven: Lees dan onze Engelse Blogpost

Nieuws Nieuws

Op 05/07/2015 door Hannah

Minder werk door slimme tools wanneer u binnenkort terugkomt van vakantie

VacationMet de vakantie periode in het vooruitzicht is iedereen druk in de weer met het plannen van zijn verlof. We kijken hier vooral uit naar enkele weken verdiende rust, ver weg van werk en alles wat er mee te maken heeft. Niet iedereen gaat, gelukkig maar, op hetzelfde moment met verlof. Ook tijdens onze afwezigheid draait de wereld door. Met wat geluk op een lager pitje, maar het werk blijft zich wel opstapelen. Dossiers, e-mails, klantenvragen, projecten, verslagen en meer wachten ons keurig op en verwelkomen ons wanneer we opgeladen terugkomen. Maar hoe kunnen we vermijden dat onze batterijen al leeg zijn na een week door al dat bijbenen?

Mits het correct gebruiken van enkele standaardtools, gecombineerd met enkele mogelijkheden van SharePoint en Skype voor business, komen we al een heel eind.  We geven u enkele tips om de berg werk die je staat op te wachten na je verlof zo klein mogelijk te houden:

TIP 1: Gebruik je out-of-office optimaal

De out-of-office functionaliteit zit standaard in Microsoft Outlook. Deze functie zorgt ervoor dat gedurende een ingestelde periode uw contacten automatisch een bericht krijgen wanneer zij u per mail aanschrijven. Met dit bericht kan u meegeven hoe lang u niet beschikbaar bent, eventueel om welke reden en wie de contact kan aanspreken zolang je niet bereikbaar bent. Zorg er voor dat het bericht beschikbaar is in alle talen die relevant zijn voor je contacten zodat iedereen het bericht begrijpt.

Bij een goed ingestelde out-of-office mag je er op rekenen dat contacten je minder zullen mailen tijdens je afwezigheid, zij zelf geïnformeerd worden waarom ze niet onmiddellijk een antwoord mogen verwachten en verder geholpen kunnen worden door een collega bij dringende gevallen. Dat zijn minder mails en minder werk die je moet verwerken nadien.

TIP 2: Informeer je klanten en collega’s correct en tijdig op voorhand

Dit lijkt wellicht vanzelfsprekend, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Informeer je klanten en collega’s persoonlijk met een e-mail of bel ze even op om te overleggen. Het geeft je ook de tijd om te bespreken met je contact hoe ze precies geholpen kunnen worden tijdens je afwezigheid. Met wat geluk wordt het werk zelfs uitgesteld tot na je terugkomst. Mensen stellen het op prijs wanneer ze persoonlijk geïnformeerd worden en u zult versteld staan hoeveel good-will dit oplevert.

TIP 3: Help collega’s tijdens hun afwezigheid

Je collega’s gaan natuurlijk ook graag met verlof. Ook voor hen stapelt het werk zich op tijdens hun vakantie. Je mag er op rekenen dat wanneer jij inspringt voor collega’s, de kans groot is dat ze hetzelfde zullen doen tijdens jouw verlof.

TIP 4: Automatiseer je workflows

Dankzij SharePoint kunnen vandaag veel processen in het bedrijf geautomatiseerd worden. Goedkeuringen worden automatisch aan de juiste (aanwezige) persoon gevraagd, klantenvragen worden automatisch beantwoord en gekannaliseerd of de juiste dienst wordt geïnformeerd bij specifieke gebeurtenissen.  Het hele jaar door worden taken sneller en efficiënter uitgevoerd en dus ook tijdens jouw afwezigheid. Bovendien kunnen workflows zo ingesteld worden dat ze rekening houden met de aanwezigheid van collega’s. SharePoint weet dankzij je out-of-office dat je niet beschikbaar bent en kanaliseert het werk navenant. Laat je inspireren over de concrete mogelijkheden van SharePoint op een gratis inspiratiesessie.

TIP 5: Schakel de self-service portaal zoveel mogelijk in

Self-service portalen zijn vandaag niet meer weg te denken. Je belastingen, bankzaken, reizen, internetdiensten, telefoonabonnementen, boodschappen, … zowat alles kan je vandaag zelf beheren via een online portaal. Er zijn wellicht een hele serie handelingen en taken die je collega’s en klanten zelf kunnen uitvoeren op zo een portaal, ongeacht je aan het werk bent of op reis. Wat de contact zelf doet, moet je niet meer doen wanneer je terug komt.

TIP 6: Gebruik slimme ‘bots’ die het werk voor jou doen

Bots zijn voorgeprogrammeerde contacten in je Skype for business contactenlijst. Deze ‘robots’ zijn 24/7 beschikbaar en helpen klanten en collega’s waar nodig. Hun tentakels kunnen uitgestrekt worden in het hele bedrijf waardoor je ze werkelijk alles kan vragen. Openstaande facturen, binnenkomende betalingen, lopende projecten, status updates, opvolging KPI’s, rapportering, … de bot weet en kan het allemaal. Mocht er dan toch iets zijn waar die geen raad mee weet, verwijst de bot je door naar de correcte persoon of dienst. Hierbij houdt die rekening met je aan- of afwezigheid. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Bekijk dan onze blogpost over CEBP.

Efficient werken Efficient werken

Op 18/06/2015 door Nicolas

Laat de informatie tot u komen: Office Graph, Delve & Clutter

Informatie klasseren, sorteren en zoeken neemt een steeds grotere hap uit uw werkdag. Goed nieuws: u hoeft vanaf nu niets meer zelf te klasseren. Meer nog, de informatie komt als het ware zelf naar u toe. Dat kan met Office Graph, Office Delve en Clutter. Als Office 365-gebruiker hebt u die technologie al, maar misschien wist u dat nog niet?

Wat iedereen al weet: we worstelen met een zondvloed van informatie. Elke organisatie tracht om de zoveel tijd strakke richtlijnen in te voeren over het structureren van al die gegevens zodat iedereen er zo efficiënt mogelijk de weg in vindt, maar overal heb je medewerkers die zich daar amper of helemaal niet aan houden en anderen die dan weer te veel tijd stoppen in het klasseren van informatie die na relatief korte tijd toch verouderd is. Vechten tegen de bierkaai dus.

Slimme technologie

Nochtans kan het ook anders. Waarom vinden we op zoekmachines wel feilloos de weg naar de informatie die we nodig hebben, terwijl niemand die ooit heeft geklasseerd? Het antwoord is: daar zitten slimme algoritmes achter. Office Graph is zo’n technologie, die sinds kort ingebouwd zit in Office 365. Graph gaat bovendien niet alleen over informatie structureren en terugvinden, maar bevordert ook het delen van die informatie binnen de onderneming.

Office Graph is een systeem dat – onzichtbaar voor de Office365-gebruiker – in de cloud draait. Telkens wanneer je bijvoorbeeld een document opstelt en online bewaart op SharePoint of OneDrive, ‘onthoudt’ Graph dat. Het registreert de onderwerpen die in je documenten aan bod komen, de collega’s die je documenten lezen en naar wie de bestanden worden doorgestuurd. Ook uit je e-mailverkeer leidt Graph af welke contactpersonen voor jouw werk belangrijk zijn. Op die manier bouwt Graph rond elke werknemer een netwerk van informatie en contacten. 
Het systeem geeft ook aan welke collega kan fungeren als expert over een bepaald onderwerp.

Zo hangt het categoriseren van informatie, en dus het gemak waarmee die achteraf ook door collega’s terug te vinden is, niet langer af van de inzet of ‘goodwill’ van elke gebruiker. Iedereen vindt namelijk automatisch de juiste informatie – slechts beperkt door de toegangsrechten.

Persoonlijk dashboard

Terwijl Graph werkt als onzichtbare motor op de achtergrond, werken de eindgebruikers met al die nieuwe mogelijkheden via Office Delve, de slimme zoekmachine van Office365. Delve presenteert de informatie voor elke gebruiker in een persoonlijk ‘dashboard’ en houdt daarbij rekening met de ‘afstand’ tussen de gebruiker en de informatie en collega’s die voor hem of haar van belang zijn. Zo kunnen we steeds sneller en efficiënter informatie vinden en delen.

Opruimrobot voor e-mail

Een andere nieuwigheid in Office 365 is Office Clutter, dat je Outlook inbox overzichtelijk houdt. Ook weer op basis van de ‘machine learning’-capaciteiten van Graph, bepaalt de software welke mails er meteen in het aparte mapje voor ‘onbelangrijke mails’ (of ‘clutter’) terechtkomen. Daar blijven ze gewoon wachten tot je er tijd voor hebt, zodat alle aandacht eerst kan gaan naar de belangrijkste of meest dringende berichten. In het clutter-mapje komen bijvoorbeeld de mails terecht waarvoor je samen met heel wat anderen in Cc staat, terwijl de mails die over een onderwerp gaan waarmee je vaak bezig bent, zeker in je inbox belanden. Aangezien het systeem intelligent is, kan je het ook trainen: wanneer je een mail toch handmatig van de clutter naar de inbox verplaatst of omgekeerd, houdt Office Clutter daar de volgende keer rekening mee.

Wat kan Orbit One voor u doen?

Orbit One helpt bedrijven productiever te zijn, zowel intern als naar klanten toe. We zetten hen op de goede weg met Office Graph, Delve en Clutter. We kunnen Graph ook koppelen aan andere toepassingen zoals Microsoft CRM, zodat het systeem ook daar informatie uit haalt.

Contacteer ons voor vrijblijvend advies

Technologie Technologie

Op 17/06/2015 door Olivier

ShareCafé SharePoint

Donderdag 4 Juni, de eerste dag van het jaar dat we van écht zomerweer konden spreken, was voor ons ook de dag waarop we de deuren van ons ShareCafé terug openzetten en enkele gasten zouden verwelkomen voor een uiteenzetting rond het gebruik van SharePoint en Office 365.

Vanaf het begin was het duidelijk dat het publiek met concrete vragen was gekomen, bij het vragenrondje kwamen er namelijk heel wat specifieke requirements naar boven. Gaande van 'hoe structureer ik mijn omgeving' tot 'wat is er mogelijk met de nieuwe SharePoint Online'. Ik merkte dat men geen spijt zou hebben dat er toch niet voor een terrasje was gekozen, de meeste vragen zouden aan bod komen in enkele demo's die klaarstonden.

Intro

Allereerst was er een basis introductie, om ook de SharePoint 'leken' aan boord te houden. Wellicht is deze glossary wat kort door de bocht voor de meeste SharePoint experts, maar het geeft wel een idee:

clip_image001

Om alles wat concreter te maken zoomden we al snel in op een Portaal, namelijk het Contoso Intranet. Deze case is clip_image002gebaseerd op één van de vele fictieve bedrijven welke Microsoft als demo materiaal gebruikt. De case draait rond een IT bedrijf waarbij SharePoint als Coorparate Intranet wordt gebruikt, met een toegepaste huisstijl om het wat op te smukken.

 

De structuur die we steeds zien terugkomen bij deze portalen is een piramide die als volgt kan worden voorgesteld. In de navigatie zie je duidelijk wat we hiermee bedoelen, de top-link navigatie is overal zichtbaar en zorgt voor een duidelijke structuur:

image image

Zo kwamen we dan ook tot onze eerste case van deze sessie, welke aantoont hoe een werkgroep samenwerkt binnen in een departement van het bedrijf Contoso.

Case 1: Contractbeheer

Deze case toont aan hoe binnen een Legal Department van een groot bedrijf er efficiënt kan worden samengewerkt. clip_image001[6]In dit geval specifiek rond contracten, maar de opzet kan worden gebruikt voor eender welk gestructureerd document (bv. Facturen, travel request, …)

De opzet is gebaseerd op iets wat we voor 1 van onze klanten hebben uitgewerkt, waarbij we zijn gestart met Outlook als enige hulpmiddel:

 

Door SharePoint met een standaard workflow in te zetten hebben we met de out-of-the box (= no-code) SharePoint opties een flexibele maar toch meer georganiseerde review / approval cyclus voorzien:

clip_image002[7]

Om de demo iets concreter te maken, maakten we een NDA voor een samenwerking tussen Orbit One en een fictieve klant. Ik maakte het contract aan, in de persoon van een junior Legal Advisor, en vroeg mijn collega Katie om het document te reviewen via SharePoint.

clip_image003

Op deze manier kunnen de Legal Counsils op een flexibele manier samenwerken, en gebruik maken van de "Share" functie om documenten intern en extern* te delen.

*Enkel op SharePoint Online beschikbaar

Case 2: Project beheer

De volgende case legt de focus op meer gestructureerde projecten met een langere doorlooptijd.
Een voorbeeld hier is een werf project waarbij een werfleider plannen en documenten wil bijhouden, en waar ook aannemers en architecten samenwerken als een team.

OneNote wordt hier gebruikt om werfverslagen te maken, we demonstreren hoe via de OneNote Mobile app en foto rechtstreeks in het werfverslag op SharePoint kan worden gezet:

clip_image001

Op deze werf wordt er niet echt hard gewerkt… Maar ik zie wel dat de aanwezigen het potentieel van deze mobile integratie inzien, en toch een beetje onder de indruk zijn wanneer hun foto ook plots op het scherm in OneNote verschijnt.

Verder is de structuur van de werven projectsite te vergelijken met het Legal Contract systeem, wat je wel ziet is dat er wat meer structuur mogelijk is doordat we een SharePoint (sub)site gebruiken. Dit geeft ons ook wat meer mogelijkheden om de site op maat te maken van het specifieke project, en om misschien te werken met verschillende project types.

Kortom, de projectsite bevat heel wat mogelijkheden voor de projectmanagers om hun werk op te volgen:

clip_image002[9]

Conclusie

Tot slot tonen we ook nog hoe deze 2 cases ook wat toegankelijker kunnen worden gemaakt voor eindgebruikers, door de Harmon.ie plugin voor te stellen. Hiermee kan je gratis (tot een beperkt aantal gebruikers) vanuit Outlook contracten of project beheren, door rechtstreeks informatie te bekijken, maar ook door attachments te slepen naar een SharePoint contract.

Je kan zelfs je contract volledig aanmaken vanuit Outlook, voor meer info kan je terecht hier:

https://harmon.ie/

Ook toonden we nog kort hoe je het gebruik van al je SharePoint informatie een boost kan geven door Office 365 Delve te introducteren, maar hievoor verwijs ik graag door naar een andere blog.

Het ShareCafé kwam zo tot zijn einde, we waren al aan het lonken naar de hapjes en de drankjes die ondertussen werden klaargezet…

Slides van het ShareCafé kan je vinden op SlideShare: http://www.slideshare.net/orbitone/sharecaf-sharepoint

Nieuws Nieuws

Op 12/06/2015 door Lou